Posteingangsbearbeitung

Gescannte Briefe schon am gleichen Tag verfügbar

Nach wie vor werden viele geschäftsrelevante Unterlagen wie Bestellungen und Verträge per Post versendet. Damit Sie diese möglichst schnell bearbeiten können, unterstützen wir Sie als Dienstleister für die Posteingangsbearbeitung. Informationen stehen gleich am Posteingangstag allen Mitarbeitern zur Verfügung und nicht nur denjenigen, denen das jeweilige Papierdokument vorliegt. So optimieren Sie Ihre Prozesse und beugen zudem dem Verlust wichtiger Informationen durch Verlegen vor. Zur schnellen Orientierung versehen wir jedes Dokument gemäß Ihren Vorgaben mit Schlagwörtern, Index und Kategorien. Selbstverständlich sind alle von uns digitalisierten Dokumente für OCR-Texterkennung optimiert. D. h. Sie finden per Volltextsuche gewünschte Informationen schnell.

Datenschutz bei der Posteingangsbearbeitung

Ihre Post ist bei CDS vor unbefugtem Zugriff geschützt. Unser hauseigener Kurier holt sie täglich bei Ihnen ab und transportiert sie in einem verschlossenen Behälter. In unserem rund um die Uhr alarm- und videoüberwachten Scancenter digitalisieren wir dann Ihre Unterlagen. Da unser Scannetz physikalisch getrennt ist und keinen Internetzugang hat, sind Ihre Daten vor Hackern sicher. Sie erhalten die gescannten Daten entweder auf einem Datenträger geliefert oder wir laden sie SSL-verschlüsselt auf Wunsch direkt in Ihr DMS- oder ERP-System hoch. Alternativ können wir Ihnen die SaaS-Lösung eProjectCare DMS unseres Tochterunternehmens PMG empfehlen.

Alle CDS-Mitarbeiter haben sich schriftlich verpflichtet, Datenschutzvorgaben zu achten.

Individuelle Lösung für den digitalen Posteingang

Sie beziehen bei uns keine vorgefertigten Lösungen. Wir gestalten den ganzen Posteingangsprozess gemäß Ihren (Compliance-)Anforderungen. Sprechen Sie uns an – gerne beraten wir Sie, wie Ihr digitaler Posteingang gestaltet werden kann.

  • Briefe
  • Faxe
  • Formularlesung (z. B. Bestellungen)
  • Rechnungslesung
  • Abholung und Lieferung durch CDS-Kurier in verschlossenen Behältern
  • Bereitstellung der gescannten Unterlagen am gleichen Tag
  • Verschlagwortung, Indexierung und Kategorisierung der Unterlagen nach Ihren Vorgaben
  • Materialschonender Einzug für extrem dünnes Papier
  • Ultraschalltechnologie gegen Mehrfacheinzug
  • Leistungspensum im A4-Bereich bis zu 200.000 Seiten pro Gerät und Tag
  • Steigerung der Bildqualität bei z. B. kontrastarmen Vorlagen
  • Aufbereitung von Dokumenten mit Texterkennung (OCR)
  • Lieferung der Daten in einem Dateiformat Ihrer Wahl
  • Optional – Upload der Dokumente in das Dokumentenmanagement-System eProjectCare DMS auf SaaS-Basis
  • Optional – Upload der Dokumente in Ihr ERP- oder CRM-System
  • Rechnungs- und Formularlesung
  • Barcode-Erkennung
  • Dokumente stehen allen Mitarbeitern standortübergreifend zur Verfügung
  • Schnelles Auffinden von Informationen durch Volltextsuche
  • Schutz vor Verlust durch Verlegung einzelner Briefseiten
  • Entlastung Ihrer Mitarbeiter, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können
  • Einbindung der Dateien in Ihr Dokumentenmanagement
  • Verarbeitung der Dokumente gemäß Ihren Datenschutz- und Compliancevorgaben