Aktenarchivierung bei CDS

Dokumentenlagerung nach Ihren Vorgaben – digital und real

CDS bietet Ihnen umfangreiche Archivdienstleistungen an – sowohl für ein reales als auch für ein digitales Archiv. Entlasten Sie Ihre Räume von Aktenbergen und schützen Sie Ihre Daten langfristig vor Verlust. Lagern Sie Ihre Unterlagen im Archiv von CDS. Zusätzlich scannen wir sämtliche Akten – so dass Sie eine digitale Kopie erhalten. So sind Ihre Dokumente doppelt vor Verlust geschützt.

Die Digitalisierung Ihrer Dokumente bietet Ihnen darüber hinaus einige Vorteile. Ein lästiges Aktenwälzen entfällt durch die Texterkennung aller gescannter Dateien. Zudem reduzieren Sie Ihre Kopierkosten, da alle berechtigten Mitarbeiter einfach auf Dokumente zugreifen können und Unterlagen nicht doppelt vorliegen müssen.

Digitalisierung Ihres Archives

Ganz nach Ihren Anforderungen legen wir für Sie mit den gescannten Daten ein digitales Archiv an. Unser Tochterunternehmen PMG liefert Ihnen hierzu eine Dokumentenmanagement-Lösung auf Software-as-a-Service-Basis: eProjectCare DMS.

Scan-on-Demand Ihrer Archivakten

Falls Sie aus Ihrem Archiv bei CDS Originalunterlagen benötigen, scannen wir diese zeitnah ein (sofern noch nicht geschehen). Wenn Sie beispielsweise für Gerichtstermine Originaldokumente vorlegen müssen, suchen wir die entsprechenden Dokumente für Sie heraus und liefern sie Ihnen zeitnah. Eine Zugriffssicherheit auf Ihre Unterlagen durch CDS während der Digitalisierung ist gewährleistet.

Ablauf Archivierung

Unser hauseigener Kurier holt die zu archivierenden Akten bei Ihnen ab. Die Unterlagen transportieren wir dabei in verschlossenen Behältern. Wir bereiten dann die Dokumente für den Scan vor, indem wir sie beispielsweise entklammern, Knicke glätten und Haftnotizen passend platzieren. Anschließend scannen wir Ihre Daten mit unserem modernen Maschinenpark. Abschließend bringen wir Ihre Unterlagen auf Wunsch wieder in den Ursprungszustand und lagern sie in unserem Archiv. Auf Ihre Anweisung hin vernichten wir Ihre Dokumente zu gegebener Zeit datenschutzkonform.

Sichere Dokumenteneinlagerung

CDS hat sich selbst ein strenges Sicherheitskonzept auferlegt. Jeder Mitarbeiter verpflichtet sich schriftlich, die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes zu achten. Unser Scanbereich ist videoüberwacht und ein physikalisch isoliertes Scannetz verhindert einen Zugriff durch Hacker. Unsere Archivräume betreten nur autorisierte Personen und die Räume sind mehrfach gesichert. Daher können wir sensible Akten archivieren und für eine Weiterverarbeitung aufbereiten.

Flexibles Archivoutsourcing gemäß Ihren Anforderungen

Gemäß unserem Motto „Wir leben Qualität und Service“ streben wir danach, die Wunsche unserer Kunden zu erfüllen. Gerne beraten wir Sie bezüglich der Akteneinlagerung bei CDS und des Aufbaus eines digitalen Archivs. Sprechen Sie uns an.

  • Bestandsakten
  • Mitarbeiterakten
  • Patientenakten
  • Insolvenzakten
  • Dokumentationen
  • Entwicklungsakten
  • Bilanzakten
  • Kreditakten
  • Mieterakten
  • Lagerung der Akten im Archiv von CDS
  • Akten werden i. d. R. bei Anlieferung digitalisiert, sonst sind sie als Scan-on-Demand kurzfristig verfügbar
  • Rücksendung von Originalakten auf Anfrage z. B. für Gerichtstermine
  • Einhaltung des Datenschutzes im gesamten Archivprozess
  • Abholung und Lieferung mit hauseigenen Fahrern auf direktem Weg
  • Verschlagwortung, Indexierung und Kategorisierung aller gescannter Unterlagen nach Ihren Vorgaben
  • Aktenvernichtung optional
  • Entlastung der eigenen Büroräume von Aktenbergen
  • Schnelles Auffinden gewünschter Informationen
  • Standortübergreifender Zugriff auf Akten
  • Schutz vor Verlegen von Unterlagen